안녕하세요! 카드단말기를 운영하시면서 고객의 카드가 없거나 전화 주문을 받으셨을 때 어떻게 결제를 진행해야 할지 고민이 많으셨을 텐데요. 오늘은 카드 실물 없이도 카드번호만으로 결제할 수 있는 키인승인과 전화승인 방법을 상세하게 알려드리겠습니다.
이 글을 통해 키인승인과 전화승인의 정확한 사용법을 익히시면, 전화 주문이나 온라인 결제 상황에서도 원활하게 매출을 올리실 수 있습니다. 실제 단말기 조작 방법부터 주의사항까지 실무에 바로 적용할 수 있는 내용들로 구성했으니 끝까지 읽어보시기 바랍니다.
키인승인과 전화승인 기본 개념 이해하기
카드단말기를 통한 결제에는 여러 방법이 있습니다. 가장 일반적인 것은 고객이 직접 카드를 삽입하거나 터치하는 방식이지만, 때로는 카드가 없는 상황에서도 결제를 진행해야 할 때가 있어요. 바로 이럴 때 사용하는 것이 키인승인과 전화승인입니다. 두 방법 모두 카드 실물 없이 카드 정보만으로 결제를 처리할 수 있어 매우 유용한 기능이라고 할 수 있습니다.
키인승인(Key-in Approval)이란?
키인승인은 카드 실물 없이 고객이 알려준 카드번호와 유효기간 등의 정보를 카드단말기에 직접 입력해서 결제하는 방법입니다. 전화 주문을 받거나 온라인에서 주문한 고객이 매장에 방문했을 때, 또는 고객의 카드가 손상되어 읽히지 않을 때 주로 사용하죠. 키보드로 직접 입력한다는 뜻에서 '키인(Key-in)'이라고 부르며, 영어로는 'Manual Entry' 또는 'Card Not Present' 거래라고도 합니다.
- 전화 주문 시: 고객이 전화로 주문하면서 카드정보를 알려줄 때
- 카드 불량 시: 카드의 마그네틱이나 IC칩이 손상되어 읽히지 않을 때
- 온라인 주문 픽업: 온라인으로 주문한 고객이 매장에서 결제할 때
- 배송 시 결제: 배송기사가 고객으로부터 카드정보를 받아 결제할 때
전화승인(Voice Authorization)이란?
전화승인은 키인승인이 실패했거나 카드사에서 추가 인증을 요구할 때 사용하는 방법입니다. 카드사 고객센터에 직접 전화를 걸어 승인번호를 받은 후, 그 번호를 단말기에 입력해서 결제를 완료하는 방식이에요. 주로 고액 거래나 해외카드, 또는 카드사의 보안 정책에 따라 추가 확인이 필요한 경우에 요구됩니다.
"키인승인 한도는 보통 500만원이지만, 전화승인은 승인한도 제한이 없어 고액 결제에 유용합니다. 다만 시간이 더 오래 걸리므로 키인승인을 먼저 시도해 보시는 것을 추천드려요."
키인승인 사전 준비사항과 설정 방법
키인승인을 사용하기 전에 반드시 알아두셔야 할 중요한 점이 있습니다. 키인승인은 사전에 카드사별로 특약을 체결해야만 사용할 수 있는 기능이라는 것이죠. 단순히 단말기만 있다고 되는 것이 아니라 각 카드사와의 계약이 필요하며, 카드사마다 조건이 다르니 미리 확인하고 준비하시는 것이 중요합니다.
카드사별 특약 체결 방법
대부분의 카드사에서는 키인승인 기능을 사용하기 위해 '수기특약' 또는 'MOTO(Mail Order/Telephone Order) 특약'을 별도로 체결해야 합니다. 이는 카드 실물 없이 거래하는 것에 대한 위험을 관리하기 위한 조치인데요, 카드사마다 심사 기준과 조건이 다르니 주의 깊게 살펴보셔야 합니다.
💡 카드사별 특약 현황
BC카드: 별도 특약 없이 키인승인 기능 사용 가능 (가장 간편)
국민카드: MOTO 특약 필요, 사업자등록증과 매장 운영 실태 확인
신한카드: 수기승인 특약 체결 필요, 월 거래한도 설정
삼성카드: 전화주문 특약 필요, 업종별 차등 심사
롯데카드: CNP(Card Not Present) 특약 체결 필요
특약 신청 절차와 필요 서류
특약 신청은 생각보다 복잡하지 않습니다. 대부분 카드단말기 대리점이나 PG사를 통해 신청할 수 있으며, 온라인으로도 처리 가능한 경우가 많아요. 다만 심사 기간이 3-7일 정도 소요되니 미리 여유를 두고 신청하시는 것이 좋습니다.
- 신청서 작성: 사업자 정보와 예상 거래 규모, 사용 목적 기재
- 서류 제출: 사업자등록증, 통장사본, 신분증 등 기본 서류 제출
- 현장 확인: 일부 카드사에서는 실제 매장 운영 여부를 확인하기도 함
- 승인 및 설정: 심사 완료 후 단말기에 키인승인 기능 활성화
- 테스트: 소액으로 테스트 거래를 진행해서 정상 작동 확인
키인승인 단계별 실행 방법
이제 실제로 카드단말기를 조작해서 키인승인을 진행하는 방법을 상세히 알아보겠습니다. 키인승인의 핵심은 정확한 카드정보 입력과 순서인데요, 한 번 익혀두시면 생각보다 간단하게 처리할 수 있습니다. 단말기 기종마다 메뉴 위치나 명칭이 조금씩 다를 수 있지만, 기본적인 흐름은 동일하니 차근차근 따라 해보세요.
1단계: 키인승인 메뉴 진입하기
먼저 카드단말기의 메인 화면에서 결제 메뉴로 들어가셔야 합니다. 대부분의 단말기에서는 '신용/체크카드' 메뉴를 선택한 후 '키인승인' 또는 '카드 없음' 메뉴를 찾으실 수 있어요. 기종에 따라서는 '수기입력', 'Manual Entry', 'CNP(Card Not Present)' 등으로 표시되기도 합니다.
- 일반적인 메뉴 경로: 메인 → 신용/체크카드 → 키인승인
- 대체 메뉴명: 카드없음, 수기입력, Manual, MOTO
- 단축키: 일부 기종에서는 '*'키 + 숫자 조합으로 바로 진입 가능
- 화면 확인: '카드번호를 입력하세요' 메시지가 나오면 정상 진입
2단계: 카드정보 정확히 입력하기
키인승인의 성공 여부는 카드정보를 얼마나 정확하게 입력하느냐에 달려있습니다. 고객으로부터 받은 정보를 차례대로 입력해야 하는데, 특히 카드번호는 16자리를 정확히 입력해야 하고, 유효기간은 월/연도 순서로 4자리를 입력해야 합니다.
- 카드번호 16자리: 하이픈(-) 없이 숫자만 연속으로 입력
- 유효기간 4자리: MM/YY 형식 (예: 0327 = 2027년 3월)
- 결제금액: 원 단위까지 정확히 입력
- 할부개월: 일시불은 00, 할부는 해당 개월수 입력
- CVV/CVC: 카드사 요구 시 카드 뒷면 3-4자리 입력
3단계: 승인 처리 및 영수증 출력
모든 정보를 입력한 후 '승인' 또는 'Enter' 버튼을 누르면 카드사로 승인 요청이 전송됩니다. 보통 3-10초 정도 소요되며, 승인이 완료되면 화면에 '승인완료' 메시지와 함께 영수증이 자동으로 출력됩니다. 만약 승인이 거절되면 거절 사유가 표시되니, 카드정보를 다시 확인해 보시거나 전화승인으로 전환하셔야 합니다.
| 승인 결과 | 화면 표시 | 다음 조치 |
|---|---|---|
| 승인 완료 | 승인번호 + 영수증 출력 | 거래 완료, 영수증 고객 전달 |
| 승인 거절 | 거절 사유 표시 | 정보 재확인 또는 전화승인 |
| 통신 오류 | Error 또는 시간초과 | 네트워크 확인 후 재시도 |
전화승인 안내
키인승인이 실패했거나 카드사에서 추가 확인을 요구할 때 사용하는 것이 바로 전화승인입니다. 전화승인은 카드사 고객센터에 직접 전화를 걸어 승인번호를 받는 방식으로, 시간은 조금 더 걸리지만 승인 한도 제한이 없어 고액 거래에 매우 유용합니다. 처음에는 복잡해 보일 수 있지만, 절차를 알고 나면 생각보다 어렵지 않아요.
카드사별 전화승인 연락처 총정리
전화승인을 위해서는 먼저 해당 카드사의 가맹점 전용 번호로 전화를 걸어야 합니다. 일반 고객센터 번호와는 다른 별도 번호가 있는 경우가 많으니 주의하세요. 전화 연결 후 ARS 안내에 따라 '가맹점' 메뉴를 선택하면 상담원과 연결됩니다.
📞 주요 카드사 전화승인 번호
- 국민카드: 1588-1688 (ARS 3번 → 가맹점)
- 신한카드: 1544-7000 (ARS 4번 → 가맹점 승인)
- 삼성카드: 1588-8700 (ARS 5번 → 가맹점)
- 롯데카드: 1588-8100 (ARS 2번 → 가맹점)
- 농협카드: 1644-7400 (ARS 3번 → 가맹점)
- 우리카드: 1644-9797 (ARS 4번 → 가맹점)
- 하나카드: 1800-1111 (ARS 3번 → 가맹점)
- 현대카드: 1577-6000 (ARS 4번 → 가맹점)
전화승인 단계별 진행 방법
전화승인은 총 5단계로 진행되며, 각 단계마다 정확한 정보 전달이 중요합니다. 상담원과 통화할 때는 가맹점 정보와 거래 정보를 명확히 전달해야 하고, 받은 승인번호는 반드시 메모해두셔야 합니다. 특히 승인번호는 8자리 숫자인데, 잘못 들으면 단말기 입력 시 오류가 발생할 수 있으니 주의하세요.
- 카드사 연결: 해당 카드사 번호로 전화 → ARS '가맹점' 선택
- 가맹점 정보 제공: 가맹점 번호, 사업자번호, 상호명 등
- 거래 정보 입력: 카드번호, 유효기간, 결제금액, 할부개월
- 승인번호 수령: 8자리 승인번호를 정확히 메모
- 단말기 입력: 전화승인 메뉴에서 승인번호 입력 후 영수증 출력
주의사항과 보안 관리 방법
키인승인과 전화승인은 매우 유용한 기능이지만, 카드 실물 없이 거래하는 만큼 보안 관리가 무엇보다 중요합니다. 고객의 카드정보를 취급할 때는 각별한 주의가 필요하며, 관련 법규와 카드사 정책을 준수해야 합니다. 특히 개인정보보호법과 신용정보보호법에 따른 의무사항들을 반드시 지켜야 해요.
카드정보 보안 관리 필수사항
고객의 카드정보는 결제 즉시 폐기해야 하며, 어떠한 형태로든 저장하거나 기록해서는 안 됩니다. 전화로 카드정보를 받을 때도 다른 고객이 들을 수 없는 조용한 곳에서 진행하고, 메모한 종이는 결제 완료 후 즉시 파기해야 합니다. 이는 단순한 권고사항이 아니라 법적 의무사항이니 반드시 준수하셔야 해요.
⚠️ 절대 금지 사항
- 카드정보 저장 금지: 컴퓨터, 수첩, 휴대폰 등 어디에도 저장 불가
- 타인 공유 금지: 직원 간에도 카드정보 공유 절대 금지
- 복사본 보관 금지: 카드 복사나 사진 촬영 절대 금지
- 구두 전달 금지: 큰 소리로 카드번호 말하기 금지
- 재사용 금지: 이전 거래 정보로 재결제 시도 금지
거래 한도와 제한사항 이해하기
키인승인과 전화승인에는 각각 다른 한도와 제한사항이 있습니다. 이를 미리 알아두시면 고객과의 불필요한 마찰을 예방할 수 있고, 상황에 맞는 최적의 결제 방법을 선택하실 수 있어요. 특히 키인승인은 월 한도가 있는 반면, 전화승인은 승인한도 제한이 없다는 점을 기억해 두세요.
| 구분 | 키인승인 | 전화승인 |
|---|---|---|
| 거래한도 | 건당 500만원 / 월 한도 있음 | 제한 없음 |
| 처리시간 | 3-10초 | 5-15분 |
| 사전계약 | 카드사별 특약 필요 | 기본 가맹점 계약으로 가능 |
| 성공률 | 85-90% | 95-98% |
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 키인승인이 계속 실패하는데 원인이 무엇인가요?
A: 키인승인 실패의 주요 원인은 카드정보 입력 오류(30%), 특약 미체결(25%), 한도 초과(20%), 카드 유효성 문제(15%), 통신 오류(10%) 순입니다. 먼저 카드번호와 유효기간을 다시 한번 확인해 보시고, 그래도 안 되면 해당 카드사에 키인승인 특약이 체결되어 있는지 확인하세요. 특약이 되어 있다면 월 한도를 초과했을 가능성이 높으니 전화승인으로 전환하시기 바랍니다.
Q2. 전화승인 시 가맹점 번호를 모르겠어요. 어떻게 찾나요?
A: 가맹점 번호는 카드단말기 설치 시 받은 계약서나 월 정산서에 기재되어 있습니다. 단말기 화면에서 '정보조회' 또는 '가맹점 정보' 메뉴를 통해서도 확인할 수 있어요. 만약 찾기 어려우시면 카드단말기 설치업체(1522-7221)나 해당 카드사 가맹점 담당부서에 문의하시면 즉시 알려드립니다. 보통 10-15자리 숫자로 구성되어 있으며, 사업자번호와는 다른 별도 번호입니다.
Q3. 키인승인과 전화승인의 수수료는 일반 결제와 다른가요?
A: 키인승인과 전화승인의 기본 수수료율은 일반 카드 결제와 동일합니다. 다만 카드사에 따라서는 CNP(Card Not Present) 거래에 대해 0.1-0.3%p의 추가 수수료를 부과하기도 합니다. 예를 들어 일반 신용카드 수수료가 2.3%라면 키인승인은 2.5-2.6% 정도가 될 수 있어요. 정확한 수수료율은 카드단말기 계약 시 안내받으신 수수료표를 확인하시거나 정산서에서 확인하실 수 있습니다.